Формулировку "городской город Тольятти" вижу впервые
А по сути - все правильно: 2-й и 3-й взрослый разряды присваиваются приказом муниципального органа физической культуры и спорта, 1-й и кмс - регионального. И в зависимости от вида спорта (в соответствии с ЕВСК) - либо за занятое место, либо (как в шахматах) - за количество очков в соревновании соответствующего уровня.
В электронном виде, возможно, удобнее; не надо в коридоре дожидаться, когда чиновник освободится от других дел.